できる営業マンは書類を極力減らす~エリートビジネスマンの持ち物と仕事の効率化~
序章:なぜ「できる営業マン」は書類を減らすのか?
営業職というと、多くの書類や資料を抱えて取引先を訪れるイメージがあります。しかし、トップ営業マンほど持ち物が少なく、特に「紙の書類」を極力減らす傾向があります。
これは単なる「ミニマリズム」ではなく、仕事の効率を最大化するための戦略的な選択です。
本記事では、できる営業マンが書類を減らす理由と、その具体的な方法について詳しく解説します。
第1章:エリートビジネスマンの持ち物はなぜ少ないのか?
1. 書類が多いと「非効率」になる
書類が多いと、以下のような問題が発生します。
- 必要な書類を探すのに時間がかかる
- 商談の際に焦ってしまう
- 移動時に荷物が重く、機動力が落ちる
- 重要な書類を紛失するリスクが高まる
トップ営業マンは、こうした「書類が多いことによるデメリット」を理解しており、極力デジタル化を進めています。
2. クラウドとデジタルツールの活用
エリート営業マンは、タブレットやスマートフォン、クラウドストレージを駆使して、書類を「デジタル化」しています。
例えば、以下のようなツールを活用することで、書類を減らすことができます。
- Google Drive / Dropbox / OneDrive(クラウドストレージ)
- Evernote / Notion(メモ・情報管理)
- PDF Expert / Adobe Acrobat(PDF閲覧・編集)
- 電子契約ツール(DocuSign / クラウドサイン)
これらを活用することで、書類を物理的に持ち歩く必要がなくなり、仕事のスピードが飛躍的に向上します。
3. 持ち物は「A4クリアフォルダー2~3枚」だけ
実際に、できる営業マンのカバンの中には、A4クリアフォルダーが2~3枚程度しか入っていないことが多いです。
これは、どうしても紙で持っておくべき資料(契約書の原本など)を最小限に絞り、それ以外はすべてデジタル化しているからです。
第2章:書類を減らすことで得られる5つのメリット
1. 商談のスピードが上がる
紙の書類をめくって探す時間が不要になり、タブレットやスマホで瞬時に資料を提示できます。
2. どこでも仕事ができる
クラウド上にデータを保存しておけば、PC・タブレット・スマホがあればどこでも仕事が可能になります。
3. ミスが減る
書類の紛失や誤った資料を持っていくリスクが大幅に減ります。
4. 取引先にスマートな印象を与える
「紙の資料を大量に持ち歩いている営業マン」と「タブレット1台でスムーズにプレゼンをする営業マン」、どちらがスマートな印象を与えるでしょうか?
デジタル化を進めることで、「できる営業マン」という印象を相手に与えることができます。
5. 移動が楽になる
営業マンにとって移動は日常的な業務の一部です。荷物が軽くなることで、移動の負担が減り、体力的にも余裕が生まれます。
第3章:できる営業マンが実践する「書類を減らす」具体的な方法
1. 書類の「デジタル化」を徹底する
まずは、すべての書類をデジタル化することから始めましょう。
- スキャンしてPDF化する(CamScanner, Adobe Scanなどのアプリを活用)
- クラウドに保存する(Google Drive, Dropbox, OneDriveなど)
- ファイル名を整理する(検索しやすいように統一ルールを作る)
2. 重要な書類だけ「紙」で持つ
完全に紙をなくすのが難しい場合でも、本当に必要な書類だけを厳選して持ち歩くことが大切です。
- 契約書の原本(サインが必要なもの)
- プレゼン資料(紙で渡す必要がある場合)
これらをA4クリアフォルダーに入れ、最大でも2~3枚に抑えるのが理想です。
3. 電子契約ツールを活用する
最近では、**電子契約ツール(DocuSign / クラウドサインなど)**を活用することで、契約書のやり取りもデジタル化が可能です。
これにより、紙の契約書を持ち歩く必要がなくなり、スムーズな契約締結が実現します。
4. 商談前に「必要な資料」を整理しておく
デジタル化しても、どこに何があるかわからなければ意味がありません。
そのため、商談前には以下の準備をしておくことが重要です。
- 必要なファイルを「フォルダ」にまとめる(例:「○○商談用」フォルダを作成)
- タブレットやスマホでスムーズに開けるか確認する
- オフラインでもアクセスできるようにダウンロードしておく
こうすることで、商談時にスムーズに資料を提示でき、「準備ができている営業マン」という印象を与えることができます。
結論:書類を減らせば営業の成果が上がる
「できる営業マンは書類を極力減らす」というのは、単なる習慣ではなく、仕事の生産性を高めるための重要な戦略です。
✅ クラウドとデジタルツールを活用し、書類を減らす
✅ 本当に必要な書類だけを紙で持ち歩く(A4クリアフォルダー2~3枚)
✅ 電子契約ツールを活用し、契約書のやり取りもデジタル化
✅ 商談前に資料を整理し、スムーズに提示できる準備をする
これらを実践することで、スマートな営業スタイルを確立し、より高い成果を出すことができるようになります。
あなたも今日から、「書類を減らす営業スタイル」にシフトしてみませんか?